PERBEDAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA SECARA ELEKTRONIK DAN KONVENSIONAL
Secara umum pengertian e-procurement atau e-tendering adalah Pengadaan yang dilaksanakan secara elektronik atau e-procurement adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan syarat dan ketentuan yang berlaku.
Dan pengertian pengadaan barang/jasa secara Konvensional/ non e-procurement atau dengan kata lain tender manual yaitu pengadaan secara langsung atau tatap muka dan dilaksanakan dalam suatu tempat dan semua administrasi yang dilaksanakan dengan langsung antara pihak panitia dan pihak penyedia barang/jasa (kontak langsung) sehingga ini bisa dianggap bisa terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Tahapan dan langkah-langkah pelaksanaan proses pengadaan barang jasa yang menjadi perbedaan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
I. Tahap Persiapan
Tahap ini khusus untuk Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Panitia/Unit Layanan Pengadaan (ULP). Yang perlu diperhatikan pada tahapan ini adalah dokumen pemilihan. Dokumen untuk e-procurement dengan konvensional amat berbeda, utamanya pada tahapan pengadaan, penyampaian dokumen dan bentuk surat penawaran serta lampirannya.
II. Penyelenggara
Pelaksanaan pengadaan secara elektronik membutuhkan sebuah unit khusus di pemerintahan, unit tersebut bernama Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). LPSE inilah yang berfungsi sebagai penghubung antara PPK dan Unit Layanan Pengadaan (ULP) dengan Penyedia Barang/Jasa melalui aplikasi e-procurement. LPSE bertugas untuk membangun sistem e-procurement, memberikan ussername dan password kepada semua pihak yang terlibat, memberikan pelatihan kepada semua pihak yang terlibat, serta menjaga, merawat, dan memperbaiki sistem e-procurement. Namun dalam sistim manual lembaga penyelenggara adalah Panitia Pengadaan/ Pelelangan.
III. Tahap Pendaftaran
Proses pendaftaran lelang mengalami perubahan yang cukup signifikan. Dalam sistem manual, panitia harus menyiapkan meja dan kursi khusus untuk menerima pendaftar, juga harus ada orang yang menjaga untuk menerima pendaftar, serta menyiapkan formulir pendaftaran untuk diisi oleh calon penyedia barang/jasa. Dari sisi penyedia barang/jasa juga harus menyiapkan fotokopi SIUP dan membawa aslinya, juga menyiapkan surat kuasa yang bermaterai kalau yang mendaftar bukan direktur atau yang berada di dalam akte, dan persyaratan lainnya.
Namun, dengan sistem e-procurement, pendaftaran dilakukan secara online saja. Dari sisi panitia tidak melakukan apa-apa, cukup melihat layar monitor sekali-sekali untuk mengecek jumlah pendaftar, dan dari sisi peserta cukup login menggunakan ussername dan passwordyang telah dimiliki, membaca pengumuman lelang dan syarat-syaratnya, kemudian mengklik tombol daftar pada lelang tersebut. Dengan mengklik tombol daftar, maka secara otomatis sudah dilakukan penandatanganan Pakta Integritas juga. Jadi tidak perlu meja pendaftaran, tidak perlu fotokopi SIUP, tidak perlu datang jauh-jauh ke kantor pelaksana lelang, dan cukup dilakukan dari kantor penyedia masing-masing atau ULP terfokus pada satu tempat yang didukung dengan Server pendukung yang baik.
IV. Proses Pengumuman
Pengumuman lelang e-procurement berbeda dengan lelang konvensional. Pada pengadaan lelang secara konvensional atau manual panitia menerbitkan Pengumuman lewat media surat kabar Nasional/lokal yang mempunyai daerah jangkauan pemasaran yang luas namun pada pengumuman lelang secara elektonik / e-procurement proses pengumuman melalui website LPSE yang telah di informasikan ke khalayak umum misalnya untuk Kabupaten Timor Tengah Selatan yaitu pada http://lpse.ttskab.go.id
V. Rapat Penjelasan (Aanwijzing)
Dengan sistem e-procurement, tidak dilakukan tatap muka pada tahapan ini. Masing-masing pihak cukup berada di depan komputer mereka. Penjelasan, pertanyaan dan jawaban dilakukan secara online. Bentuknya mirip mengisi komentar pada facebook. Panitia dan seluruh pendaftar pada lelang tersebut bisa saling bertukar penjelasan, pertanyaan, dan jawaban. Dengan cara seperti ini, tidak ada kontak fisik yang terjadi, dan tidak ada emosi yang tertumpah. Tanya jawab dilakukan sampai batas waktu Aanwijzing selesai. Apabila jadwalnya telah selesai, maka secara otomatis penyedia tidak bisa mengirimkan pertanyaan lagi, namun panitia masih punya waktu minimal 1 jam untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada akhir waktu. Tugas berikutnya bagi panitia adalah menyusun adendum dokumen pengadaan yang selanjutnya diunggah pada sistem LPSE.
VI. Tahap Pemasukan Dokumen
Di dalam sistem lelang non e-procurement atau konvensional, kita mengenal sistem satu sampul, dua sampul, dan dua tahap. Untuk e-procurement dikenal yang namanya satu file dan dua file. Yang dulunya berupa sampul, sekarang berganti menjadi file. Dengan sistem ini, maka penyedia tidak perlu repot-repot menyiapkan dana untuk fotokopi semua dokumen pendukung kualifikasi (Akta, SIUP, kontrak-kontrak, dan lain-lain) serta dokumen administrasi maupun teknis. Seluruh dokumen yang sifatnya fisik, diganti menjadi elektronik dalam format PDF atau JPEG. Dari semua dokumen itu, hanya 1 yang bentuknya masih harus secara fisik, yaitu Jaminan Penawaran dan tidak dikirimkan ke Unit Layanan Pengadaan (ULP) melainkan dititipkan ke LPSE penyelenggara. sistem e-procurement telah menyediakan sebuah aplikasi khusus yang akan menggabungkan seluruh file yang akan dikirim sekaligus melakukan enskripsi data agar aman dari “kejahilan” dunia maya. Aplikasi ini dibuat oleh Lembaga Sandi Negara dan dapat diunduh pada akun masing-masing penyedia. Setelah dikompres dan dienskripsi, maka seluruh dokumen yang sudah disiapkan (dokumen administrasi, teknis dan harga untuk sistem satu sampul; dan dokumen administrasi dan teknis untuk dua sampul) akan menjadi 1 (satu) file saja. Inilah yang disebut dengan sistem satu file, dan ini yang dikirim ke panitia untuk dilakukan evaluasi.
VII. Tahap Pembukaan Dokumen
Bila dalam pengadaan secara konvensional /manual pada saat pembukaan dokumen wajib disaksikan oleh semua peserta atau Penyedia jasa dan dilaksanakan dalam suatu tempat atau /aula pertemuan (akibat banyaknya paket dan peserta) namun dalam sistem e-procurement, tidak ada “kumpul-kumpul Penyedia Jasa” pada satu tempat. Karena pada tahapan ini yang dimaksud pembukaan artinya benar-benar hanya membuka dokumen yang telah dikirimkan oleh peserta pengadaan. Seluruh file yang telah dikirimkan oleh peserta, hanya dapat dibuka pada waktu yang telah ditentukan, yaitu pada saat pembukaan dokumen pembukaan filenya juga tidak bisa menggunakan aplikasi sembarangan, melainkan juga harus menggunakan aplikasi yang dibuat oleh Lembaga Sandi Negara hal ini untuk menghindari hal-hal yang tidak dapat diinginkan terjadi.
VIII. Tahap Evaluasi
Tahapan evaluasi antara sistem konvensional dengan sistem e-procurement sama saja. Yaitu sama-sama memeriksa dokumen dari peserta. yaitu dokumen administrasi, teknis, harga, dan kualifikasi. bedanya, pada sistem konvensional, panitia melihat dokumen fisik, sedangkan pada sistem e-procurement, panitia melihat layar komputer atau layar LCD Projector (bila ada) dan jika ditemukan ada kejanggalan pada dokumen maka Unit Layanan Pengadaan (ULP) dapat memanggil penyedia barang/jasa untuk memperlihatkan dokumen asli (sama seperti pada system konvensional/manual).
IX. Usulan Calon Pemenang dan Penetapan Pemenang
Pada tahapan ini di dalam sistem pengadaan konvensional, ketua panitia akan membuat surat resmi yang ditujukan kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang berisi permintaan penetapan pemenang dan 2 (dua) cadangan. Setelah itu Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) juga akan mengeluarkan surat resmi menjawab surat dari ketua panitia yang berisi penetapan pemenang. Pada sistem e-procurement, seluruh kegiatan tadi dilaksanakan hanya dengan klik pada tombol mouse dan sedikit pengetikan pada keyboard. Ketua panitia mengklik pada nama peserta yang diusulkan sebagai pemenang, memberikan sedikit catatan untuk Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) kemudian mengklik tombol kirim ke Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Segera setelah itu, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dapat login menggunakanussername dan password yang dimiliki kemudian membaca seluruh tahapan yang telah dilakukan panitia termasuk semua Berita Acara yang telah diunggah.
X. Tahap Pengumuman
Pada sistem konvensional, pengumuman dipasang pada papan pengumuman di Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) masing-masing. Sedangkan untuk sistem e-procurement, pengumuman pemenang dapat dilihat pada website LPSE serta seluruh peserta akan dikirimiemail secara resmi yang berisi pengumuman pemenang. Pengumuman tidak hanya berisi nama perusahaan pemenang, melainkan juga akan memperlihatkan siapa saja yang kalah, mengapa sampai kalah, gugurnya pada tahapan mana, kenapa sampai gugur dan berapa harga masing-masing peserta. Jadi, setiap peserta tidak akan berpraduga yang tidak-tidak mengenai hasil pengadaan. Masing-masing secara terbuka akan mengetahui kesalahannya. Ini adalah bagian puncak dari proses transparansi/keterbukaan pada proses pengadaan barang/jasa.
XI. Sanggah
Dari 2 (dua) tahapan sanggah (sanggah awal dan sanggah banding), e-procurement hanya melaksanakan 1(satu) tahap saja, yaitu sanggah awal. Sanggahan hanya dapat dilakukan oleh perusahaan yang memasukkan dokumen penawaran. Sanggahan ini juga hanya dapat dilihat oleh perusahaan yang memberikan sanggahan. Sistemnya mirip dengan aanwijzing tetapi lebih dibatasi. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) juga hanya bisa menjawab sanggahan ini sebanyak 1 (satu) kali saja. Apabila peserta lelang tidak puas dengan jawaban Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), maka dapat melakukan sanggah banding yang kembali kepada sistem konvensional, yaitu melalui surat kepada Pengguna Anggaran (PA) atau Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dan ditembuskan kepada Inspektorat /APPIP.
Demikian kajian tentang perbedaan e – procurement (pengadaan secara elektronik) dengan pengadaan secara konvensional (pengadaan secara non elektronik/manual) kiranya tulisan ini dapat memberi masukan dan wawasan bagi pekerja teknik dimanapun berada.
