pengawasan dan pengendalian proyek

Dalam pelaksanaan suatu proyek, suatu ketika dapat menyimpang dari rencana, maka pengawasan dan pengendalian proyek sangat diperlukan agar kejadian-kejadian yang menghambat tercapainya tujuan proyek dapat segera diselesaikan dengan baik.

Pengawasan (supervising) adalah suatu proses pengevaluasian atau perbaikan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan pedoman pada standar dan peraturan yang berlaku dengan bertujuan agar hasil dari kegiatan tersebut sesuai dengan perencanaan proyek.

Pengendalian (controlling) adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standart yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang system informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standart, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standart, kemungkinan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.

Bertitik tolak pada definisi-definisi diatas, maka proses pengawasan dan pengendalian proyek dapat diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menentukan sasaran.

2. Menentukan standart dan criteria sebagai acuan dalam rangka mencapai sasaran.

3. Merancang atau menyusun system informasi, pemantauan, dan laporan hasil pelaksanaan pekerjaan.

4. Mengumpulkan data info hasil implementasi (pelaksanaan dari apa yang telah direncanakan).

5. Pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan.

6. Mengkaji dan menganalisa hasil pekerjaan dengan standart, criteria, dan sasaran yang telah ditentukan.

Setelah mengetahui prosesnya, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi unsur-unsur pengawasan dan pengendalian yang juga merupakan sasaran proyek yaitu:

1. Pengawasan dan pengendalian biaya proyek (cost control).

2. Pengawasan dan pengendalian mutu proyek (quality control).

3. Pengawasan dan pengendalian waktu proyek (time control).

Pengawasan dan Pengendalian Biaya Proyek (Cost Control)

Pada suatu proyek, manajer proyek perlu memperhatikan tentang anggaran yang telah ditetapkan dalam perencanaan proyek, manajer tidak dapat menafsirkan bahwa sebesar anggaran itulah akhir biaya proyek. Anggaran adalah suatu perkiraan yang disusun berdasarkan informasi yang tersedia pada saat pembuatan anggaran. Ada beberapa asumsi yang digunakan untuk merumuskan ketidakpastian yang dihadapi proyek sehingga menjadi bagian dari anggaran proyek. Oleh sebab itu, rencana proyek yang dibuat sebelum dimulai dan dituangkan dalam Petunjuk Operasional (PO) haruslah memuuat sifat:

1. Rencana proyek yang mengalami perubahan selama proyek itu berjalan.

2. Rencana proyek dapat menjadi landasan bersama semua pihak dalam komunikasi mengenai proyek selama masa kerja proyek.

Dengan dimilikinya sifat-sifat ini dalam rencana proyek, semua pihak akan dapat mengetahui bahwa anggaran proyek dapat meningkat lebih besar selama proyek berjalan dan dapat pula realisasi biaya proyek lebih kecil dari pada anggarannya setelah proyek selesai asalkan proyek tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Penyimpangan realisasi biaya proyek dari anggarannya terutama terjadi karena ketidakpastian, sehingga dapat menambah beban atau dapat sama sekali tidak menimbulkan beban proyek seperti yang diperkirakan sebelumnya. Sehubungan dengan itu, program menghemat biaya proyek wajib menjadi bagian dari disiplin manajemen proyek. Manajer proyek wajib mempertimbangkan alternatif kerja untuk dapat menekan biaya proyek sebagai kesatuan. Karenanya pengawasan dan pengendalian biaya proyek setidak-tidaknya perlu mencakup pengawasan dan pengendalian:

1. Jadwal pembiayaan (cash flow)

2. Besarnya keseluruhan biiaya proyek.

Manajer proyek perlu mengawasi dan mengendalikan para pegawainya yang bertanggung jawab menimbulkan pengeluaran-pengeluaran. Pengawasan dan pengendalian bukan hanya melalui prosedur dan metode serta kebijaksanaan, namun perlu diperhatikan pula bagaimana jalannya koordinasi untuk memecahkan hambatan-hambatan dan perbedaan pendapat diantara mereka dan perbedaan pendapat dalam unit kerjanya sendiri, kecepatan mereka mengambil keputusan terhadap masalah yang dibawahnya, bagaimana mereka memberi petunjuk kepada bawahan dalam memecahkan masalah, apakah mereka menyarankan cara kerja yang lebih baik, dan apakah mereka berusaha menciptakan iklim atau lingkungan pengawasan dan pengendalian menghargai pelaksanaan tugas yang baik dan memberikan kritik terhadap pelaksanaan tugas yang tidak memuaskan.

Dalam proyek ini pengendalian biaya dilakukan dengan memeriksa apakah biaya yang sudah dikeluarkan sesuai dengan kemajuan atau progress prestasi yang telah dicapai. Hal ini dapat diketahui dengan melihat kurva S, kurva S secara grafis menyajikan beberapa ukuran kemajuan komulatif pada suatu sumbu tegak, terhadap waktu pada sumbu mendatar. Kurva S ini digambarkan pada suatu diagram yang menunjukkan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Diagram ini disebut bar chart. Jumlah biaya yang dikeluarkan dapat diukur menurut kemajuan yang dicapai.

Bar chart adalah diagram batang yang menggambarkan berbagai pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam satu-satuan waktu tertentu. Dalam suatu proyek, bar chart diuraikan menjadi beberapa macam pekerjaan kemudian diperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing pekerjaan tersebut. Lamanya waktu ini diperkirakan data-data yang dipakai serta pengalaman kerja sebelumnya dan dibuat secara parallel tanpa mengabaikan cash flow dari biaya. Bar chart dilengkapi dengan kurva S untuk membandingkan antara lamanya suatu pekerjaan dengan bobot.

Karena satuan waktu yang dipakai adalah mingguan, maka elevasi terhadap biaya yang telah dikeluarkan dilakukan mingguan pula. Besarnya biaya yang telah dikeluarkan ini dibandingkan dengan rencana anggaran biaya dan dicari prosentasenya. Dengan mengetahui nilai prosentase dan posisi waktu saat ini dapat digambarkan kurva S actual ke bar chart yang memuat kurva S rencana.

Dengan membandingkan kurva S actual dengan kurva S rencana dapat diketahui apakah pembiayaan proyek berjalan sesuai dengan rencana atau tidak.

Dari perbandingan kurva S actual dan kurva S rencana akan diperoleh kemungkinan:

• Kurva S actual berada dibawah kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan pekerjaan mengalami keterlambatan.

• Kurva S actual berhimpit dengan kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan pekerjaan tepat sesuai dengan pekerjaan.

• Kurva S actual berada diatas kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan pekerjaan lebih cepat dari rencana.

sumber : ilmusipil.com